Le Service de Santé au Travail de la Région Nantaise a fait appel à ADOC Solution pour la dématérialisation des factures fournisseurs pour l’ensemble de ses centres en Loire Atlantique.
Extrait de notre rencontre avec Adrien VASNIER, Responsable Administratif et Financier du SSTRN :
« Avec 260 fournisseurs, nous recevons chaque mois plus de 200 factures, soit près de 2500 factures fournisseurs par an. Auparavant, le traitement était intégralement manuel : les imputations de chaque centre étaient saisies sur chaque facture, puis une seconde personne saisissait les données factures dans notre logiciel métier.
Ces tâches étaient chronophages et nous souhaitions libérer du temps pour des actions à plus forte valeur ajoutée. Fin 2014, nous avons donc décidé d’automatiser la comptabilité fournisseurs.
Je me suis rapproché de plusieurs sociétés de dématérialisation, dont ADOC Solutions avec qui nous collaborions déjà depuis presque deux ans sur la dématérialisation des déclarations préalables. ADOC Solutions était l’un des seuls prestataires à pouvoir s’adapter afin de nous proposer un système sur-mesure, au plus proche de nos attentes.
La mise en place a été rapide malgré des problématiques assez complexes, relatives aux dates, aux délais de règlement ou encore à la TVA, variant d’un produit à l’autre.
Dès lors que nous recevons une facture, nous la numérisons vers le serveur d’ADOC Solutions qui, en utilisant une solution de lecture automatique des factures, réalise automatiquement les imputations, nous indique les conditions de règlement et nous délivre un fichier de données intégrable dans Sage.
Nous sommes aujourd’hui à environ 80% d’automatisation. Nous recevons plus de factures chaque année mais la solution nous permet de les traiter beaucoup plus rapidement, nous avons donc gagné en efficacité.
La solution nous a apporté plus de fiabilité dans le règlement mais elle nous a surtout offert un gain de temps considérable, que nous estimons à plus de 25 heures par mois pour les deux personnes du service.«
Pour en savoir plus, téléchargez le témoignage complet en PDF.
A propos du SSTRN
Association loi 1901 à but non lucratif fondée en 1942, le Service de Santé au Travail de la Région Nantaise est agréé par l’État pour le suivi d’entreprises du secteur privé du bassin nantais. Ses salariés œuvrent au quotidien pour conseiller et accompagner les 20000 entreprises adhérentes du bassin d’emploi nantais, représentant 245000 salariés suivis. Ses équipes santé travail sont déployées dans 13 centres sur le département de la Loire-Atlantique.
Les services Comptabilité et Adhérents, situés au siège social à Nantes, emploient huit salariés (deux sont en charge de la comptabilité fournisseurs et quatre assurent la comptabilité adhérents).
Plus d’information sur http://www.sstrn.fr.