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ADOC Solutions vous propose des solutions pour la numérisation de vos documents. La phase de numérisation est une phase essentielle dans le processus de dématérialisation. Un dysfonctionnement dès cette étape, initiale, peut altérer la suite de la chaîne de traitement.
Il existe plusieurs possibilités pour réaliser les numérisations : les scanners dédiés & les multifonctions MFP. Si les multifonctions permettent une centralisation de l'étape de numérisation, ils ne disposent pas de toutes les possibilités d'un scanner dédié. La numérisation doit assurer des fonctions clés dans le processus de numérisation.
Fiabilité de la Numérisation
Le scanner doit certifier que les pages, qui ont été introduites, ont toutes fait l'objet d'une création d'image. Les scanners sont dotés de capteurs qui permettent la détection des doubles alimentations (pages qui entrent par 2, documents pliés, reliés par des agrafes ou des trombones, post-it…). La sensibilité de ces capteurs ultrasons permet d’arrêter le scanner en cas de double alimentation et d'avoir une phase de numérisation totalement fiable.
Qualité des images
La numérisation sert l'intérêt de la transformation des documents papier en fichiers électronique. Afin de favoriser cette transformation et d'en permettre une parfait exploitation, la numérisation doit livrer des images de qualité. Le scanner doit ainsi pouvoir créer des images de 300 dpi (résolution optimale pour les reconnaissance OCR), détecter automatiquement les formats (A4, A3…), restituer visuellement les attributs originaux (couleurs…).
Construction des fichiers
La phase de numérisation doit être imaginée la plus simple possible. L'utilisateur doit pouvoir scanner des documents et créer simplement des règles de construction des fichiers. Selon les scanners, il existe de nombreuses possibilités de créer des rupture logiques entre les pages de vos documents : séparateurs pages blanches, séparateurs codes-barres, Patchcodes… L'interprétation par le scanner automatise la séparation de vos documents en fichiers.
Caractéristiques du Scanner
Choisir son scanner c'est avant tout : connaitre l'utilisation attendue (mobilité, outil centralisé pour les équipes, instrument individuel, …), comprendre ses caractéristiques techniques : taille du chargeur, vitesse de numérisation (à 300 dpi), capteurs ultrasons, mode de prise papier, pilotes (TWAIN & ISIS), capacité de production quotidienne…, fréquence de remplacement des consommables (rouleaux d'entrainement…).
Le scanner reste un outil. Il ne faut pas sous estimer le temps d'analyse préalable pour comprendre la nature des documents à numériser (formats, épaisseurs, nombre de pages…) mais aussi les étapes de traitement qui devront être à réaliser (création de lots, OCR…). Il n'existe pas de mauvais scanner, par contre, très nombreux sont les outils qui ne sont pas adaptés aux projets clients.
