Réduisez vos coûts avec la dématérialisation des factures fournisseurs.

ADOC Solutions vous propose la solution Flexicapture, de dématérialisation des factures qui permet aux entreprises de gérer automatiquement les factures entrantes et couvre toutes les étapes du traitement des factures nécessaires au département comptabilité fournisseurs – allant de la lecture automatique (LAD – RAD) et l’extraction des données jusqu’à la validation, l’émission et l’enregistrement final de tous les montants.

Des composantes de pointe pour optimiser le traitement de vos factures :

• Classement des factures entrantes et imputation aux fournisseurs correspondants
• Normes juridiques incluses pour vérifier la conformité des données extraites avec la réglementation en vigueur
• Auto-apprentissage et formation pour raccourcir les délais et faciliter l’adaptation aux nouveaux fournisseurs ayant des mises en forme de facturation différentes
• Factures entrantes traitées indépendamment de leur source – les factures électroniques sans signature au format PDF peuvent être traitées dans un même flux
• Vérification des données de la facture en vue d’une validation performante, opération également possible en tant que client web via le navigateur
• Comparaison entre les données de la commande et des fournisseurs par rapport aux positions des données principales
• Application des meilleures pratiques dans le respect des règles commerciales, de la séparation des centres de coûts, de la hiérarchie et du traitement des erreurs
• Prise en charge des systèmes principaux ERP pour l’enregistrement et le solde
• Contrôle et pistes d’audit afin de surveiller toutes les factures

Flexicapture comprend les éléments-clés suivants : rassemblement des factures, quel que soit leur canal d’entrée, lecture automatique de factures et vérification automatisée, traitement immédiat (rapprochement avec la demande d’achat et contrôles automatiques), traitement des exceptions (contrôle manuel).

La reconnaissance de grande qualité des données de chaque facture, intégrant la réglementation en vigueur, assure la conformité de la facture avec les réglementations respectives du pays d’origine. Les workflows d’émission basés sur les meilleures pratiques permettent d’acheminer les factures vers la personne en charge.

• Économies réalisées en éliminant les coûts d’affranchissement, les enveloppes et l’expédition au fournisseur
• Les factures sont directement envoyées pour être traitées
• Les étapes manuelles ne sont plus nécessaires, car les factures ne doivent plus être ouvertes, numérisées et scannées
• Les factures peuvent être directement archivées, dès réception

Depuis 2014, une initiative de l’Union européenne autorise les entreprises à envoyer des factures électroniques sans y apposer de signature. Les avantages pour le fournisseur et le destinataire de la facture sont indéniables : le fournisseur comme le destinataire de la facture font des économies en éliminant les étapes manuelles.

La solution de dématérialisation d’ABBYY permet aux entreprises, même avec l’utilisation de sa version de base, de traiter automatiquement les factures électroniques entrantes. Les boîtes de réception Microsoft Exchange, ou utilisant d’autres formats de courrier électronique, recevant les factures de manière numérique peuvent être automatiquement surveillées. La pièce jointe électronique, généralement un fichier PDF non signé, est vérifiée puis transférée vers la solution de reconnaissance OCR d’ABBYY.

Les factures, papier ou électroniques, peuvent être envoyées et traitées dans un seul workflow de factures. La facture électronique entrante est vérifiée par le même système que celui utilisé pour une facture papier numérisée. En cas d’erreur, la facture est placée dans une file d’attente spéciale et sera traitée séparément. La facture électronique sera stockée conjointement avec le courriel d’origine dans une archive, et sera donc disponible, et stockée de manière sécurisée, pour une vérification ultérieure.

Présentation du processus

Acheminement de la facture

La solution Flexicapture dédiée au traitement des factures est compatible avec de nombreux canaux d’entrée tels que les emails, les numérisations de factures (scanners dédiés), les copieurs MFP, les FTP, la capture mobile, le fax… Elle garantit un traitement identique des documents, quels que soit leur forme ou leur format.

Classification

La technologie de classification des factures permet de trier les documents par types et sous-catégories de clients. Le système apprend sur le tas, ce qui permet un déploiement rapide et une plus grande précision dans le traitement.

Reconnaissance, extraction et validation des données

La solution ABBYY Flexicapture dédiée au traitement des factures identifie et extrait les données des champs pertinents de la facture. Elle est compatible avec des règles de validation spécifiques à un pays et permet de rapprocher les factures des données de référence et des commandes correspondantes.

Révision des données et validation de la facture

Les processus d’approbation sont simplifiés, grâce à une validation intelligente des flux de travail. Celle-ci comprend le traitement automatisé des factures avec la possibilité d’une vérification manuelle par le comptable pour les informations manquantes, et une affectation immédiate des documents qui ont été associés aux commandes.

Export et archivage

FlexiCapture for Invoices s’intègre facilement aux outils ERP, aux systèmes financiers et aux bases de données pour pouvoir exporter les factures par la suite. L’indexation automatisée des factures par champs-clés garantit une récupération rapide et facile des factures. La transformation des images en format PDF répond aux exigences d’archivage les plus récentes.