ADOC Solutions accompagne les Entreprises dans la conception et la mise en place de solutions et de services pour la Transformation Digitale. Parmi les principaux concepts de la Transformation Digitale, on retrouve les aspects de Dématérialisation. L’objectif principal de la dématérialisation est de remplacer les supports d’informations matériels (généralement papier) par des données informatiques. La dématérialisation englobe une série de procédés et de technologies qui permettent d’atteindre ces résultats d’exploitation de données électroniques.

Si les premières attentes de dématérialisation des documents concernaient prioritairement les supports papiers, il est aujourd’hui nécessaire de concevoir et de déployer des outils capables d’organiser des informations indépendamment des supports collectés (formulaires html, emails, liaisons applications métiers, sites web…).

L’expertise d’ADOC Solutions permet, à chaque projet, de vous apporter des réponses techniques sur toutes les étapes de la chaîne de dématérialisation documentaire :

La numérisation : C’est le point d’entrée quand les supports d’origine sont au format papier. La numérisation s’opère par des outils dédiés (scanners) ou polyvalents (copieurs MFP). De nombreux constructeurs se démarquent dans la fabrication de ces outils technologiques. Il est primordial de trouver les outils adaptés aux typologies documentaires (format, épaisseurs, reliures…), mais également à l’organisation de l’entreprise (Numérisation centralisée ou individuelle). Cette phase initiale du processus de dématérialisation ne doit jamais souffrir d’altération, au risque de pénaliser la suite des processus (séparation, lecture, distribution…).

La capture : Une fois les documents au format électronique, il convient d’apporter une qualification du contenu : l’Indexation. L’indexation peut revêtir plusieurs formes : l’indexation du nom du fichier : on nomme le fichier avec suffisamment d’information pour faciliter son exploitation (recherche…). Quand la richesse de la qualification ne permet pas d’exploiter le simple nom du document, on va créer des métadonnées (ensemble structuré de critères d’indexation). Cet enrichissement ou indexation peut s’opérer de manière manuelle, de manière semi-automatique / assistée ou encore de manière automatique. Les technologies de Lecture et de Reconnaissance Documentaire (LAD / RAD) à base de reconnaissance optique (OCR) sont alors implémentées. Cette étape essentielle de la Transformation Digitale, favorise la structuration de la donnée (BIG DATA) et permet de multiplier les possibilités d’exploitation par la suite.

La Gestion Documentaire : est le processus qui vise à organiser, conserver et gérer des informations et des documents électroniques au sein d’une organisation. La Gestion Documentaire (GED) se décline sous forme de variantes (DMS : Document Management System – ECM : Entreprise Content Management…) qui se distinguent par des comportements ou des fonctionnalités différentes. Les solutions de Gestion Documentaire apportent de nombreuses fonctionnalités pour assurer l’exploitation et la pérennité des données de l’entreprise : compression, cycle de vie des documents, versions, notifications, modifications, recherches avancées, Texte Intégral… En amont ou au sein de la Gestion Documentaire il est possible d’implémenter des règles de circulation et de validation des documents (La digitalisation à valeur probante) : les workflows. Ces règles de circulation des documents ou données peuvent être partagées au travers de différents vecteurs de communication : email, sms, portails… pour accélérer les échanges.

Cette approche historique de la dématérialisation a vu naître depuis quelques années, avec l’évolution des technologies, la possibilité d’interconnecter de nouvelles étapes dans la chaîne de valorisation des données.

L’import de documents/données « multicanal » s’est amplifié avec la démocratisation des appareils photos, des smartphones, mais également la démocratisation des outils collaboratifs de partage (emails, plateformes…). Ces sources nouvelles de capture de flux de données ont nécessité de développer des approches spécifiques de traitement d’images (pour les smartphones) et de nouvelles règles d’interconnexion des applications. Cette nouvelle distribution de l’information multiplie les points d’entrée possibles mais également les formats.

L’Intelligence Artificielle permet au moment de la capture d’associer une série de dispositifs imitant l’homme dans certaines mises en oeuvre de fonctions cognitives. En quelques années, cette technique est passée d’un concept futuriste à une réalité de mise en oeuvre. De nombreux projets ont été réalisés pour intégrer des règles d’interprétation et des possibilités d’accroissement des connaissances grâce au Deep Learning. Si cette technologie apparentée à de la science-fiction peut parfois effrayer, elle n’en reste pas moins une déclinaison d’outils qui permettent de fiabiliser et d’accélérer des processus Métiers.

La Réalité Virtuelle & la Réalité Augmentée : sont 2 nouvelles approches pour faciliter l’accès aux informations dans cette Transformation Digitale. La Réalité Virtuelle (VR) permet de livrer, dans un environnement virtuel, une richesse d’informations pour mettre en condition opérationnelle des individus. Cette technologie est déjà bien développée pour les formations techniques, les visites virtuelles (Immobilier, Architecture)… La Réalité Augmentée (RA) apporte une autre philosophie puisque qu’elle complète l’environnement existant avec de nouvelles informations.

Les équipes d’ADOC Solutions continuent d’innover pour faire évoluer les Solutions et Services pour la Transformation Digitale des entreprises.