L’indexation et l’extraction de données sont des étapes essentielles dans la Transformation Digitale des Organisations.

L’indexation a pour objectif d’apporter une couche de qualification à vos documents, pour en favoriser l’exploitation (Workflows, Gestion Documentaire…).  L’indexation peut être réalisée au fil de l’eau par les outils mis à disposition des entreprises : scanners, MFP copieurs multifonctions… ou réalisées de manière ponctuelle lors de la reprises de fonds documentaires. L’association des données et des documents se fait par le biais de fichiers « compagnon ». Ces fichiers (txt, xml, csv…) précisent pour chaque document image (pdf…) les métadonnées associées : date, nom, type, source…L’indexation est spécifique selon chaque projet. Selon la nature des documents, des variantes sont également proposées.

L’extraction de données peut faciliter différentes actions dans la gestion des flux de documents : indexer les documents, classer les documents… L’extraction des données n’est pas toujours en lien avec la conservation des documents. Les données contenues dans les documents (email, papier…) permettent d’alimenter des systèmes intelligents où les objectifs sont nombreux :

• Création de données statistiques,
• Déclenchement d’actions commerciales ciblées,
• Intégration dans des routines d’Intelligence Artificielle,
• Alimentation d’applications Métiers (comptabilité, gestion commerciale ERP…),

Exemples : bons de commandes, formulaires marketing, déclaration de ressources…

L’extraction des données ou l’indexation peuvent se réaliser par le biais de différentes technologies (capture) et de services, selon la granularité des informations souhaitées :

• OCR pour indexer l’intégralité des contenus des documents (exploitation par un moteur de texte intégral),
• LAD / RAD : lecture & reconnaissance automatique des documents. Identification des typologies documentaires et extraction des données,
• Vidéocodage : prestation de saisie et/ou de vérification des informations extraites par les moteurs de reconnaissance.

ADOC Solutions, dans la mise en place de ses solutions, propose de combiner tout ou partie de ces outils et d’offrir la possibilité d’implémenter des processus hybrides :

• Numérisation externalisée,
• LAD / RAD en mode webservices via un environnement Cloud mutualisé,
• Prestation externalisée ou internalisée de vidéocodage,

ADOC Solutions est partenaire de la société oobee.

L’entreprise oobee permet d’apporter un service français d’indexation et de saisie de données. Les prestations sont réalisées sur le principe de double contrôle (OCR + saisie ou double saisie…). Les opérateurs, indépendants, de la société oobee sont exclusivement sur le territoire national. L’entreprise propose un modèle totalement novateur pour permettre à ses « abeilles » de développer les compléments de revenus.

Avoir trop d’informations pour qualifier les documents n’est pas une nécessité. A chaque traitement il convient de définir les objectifs attendus et de s’assurer que les moyens mis en place permettront de les atteindre :

• Gagner du temps dans ses traitements (classement…),
• Exploiter les automatiquement les contenus (facturation, relances…),
• Apporter de nouveaux services à ses clients (conseils…),

A l’ère du Big Data les entreprises prennent conscience de l’importance des données dont elles disposent. Néanmoins, il est primordial de les structurer et de les sécuriser pour ensuite les exploiter (Intelligence Artificielle).