Les phases d’audit permettent d’apporter des orientations précises sur l’imbrication des composantes (documents qui composent le projet, technologies de reconnaissance, architecture réseau, sécurité, organisation humaine…) avant le déploiement d’un projet de dématérialisation.

Audit Documentaire

Dans la mise en oeuvre d’une chaîne de dématérialisation, il existe de nombreuses possibilités pour automatiser le classement des documents : des solutions manuelles (insertions des métadonnées) aux processus semi-automatiques (gestion du classement par codes-barres) en passant par les technologies les plus avancées de lecture automatique des documents (LAD / RAD).

Avant de pouvoir acter d’une méthodologie de classement, il est nécessaire de vérifier et de tester la meilleure technique de classement documentaire, par l’audit documentaire. La meilleure technique est celle qui consiste à concilier automatisme et retour sur investissement.

Audit Technique

Connaître l’architecture réseau, les applications et les installations permet d’identifier les risques dans la cohabitation des applications sur un environnement d’entreprise. Les points clés :

	Identifier les documents récurrents, mesurer la fréquence de réception de ces documents
	Définir les critères de recherche / classement par document
	Analyser le contenu des documents pour vérifier la faisabilité d’une lecture automatique (mode structuré ou semi-structuré)

En complément des règles de gestion documentaire, l’immersion d’un consultant doit apporter des précisions sur l’architecture technique ainsi que sur les sécurités à mettre en place :

	Identifier l’architecture serveur (dédié, mutualisé…)
	Analyser les risques d’une mutualisation (ressources nécessaires, indisponibilité…)
	Etablir des procédures de reprise ou de continuité d’activité (PRA / PCA)

Audit Organisationnel

Indépendamment des outils techniques, l’audit passe par l’identification des acteurs de l’entreprise :

	Connaître les acteurs (internes & externes) de l’entreprise
	Lister les procédures
	Identifier les impacts d’une gestion dématérialisée

La définition précise du « qui fait quoi, avec qui » permet de concevoir une organisation dématérialisée simple en automatisant les processus de circulation d’informations (workflow, notifications…).