NEOTRAVEL a fait appel à ADOC Solutions pour la dématérialisation des factures fournisseurs.

Retour d’expérience de Patrick MENARD, gérant de la société NEOTRAVEL :

ADOC Solutions : Pourquoi avoir choisi la dématérialisation ? Quel était votre projet ?

Patrick MENARD : Nous recevons chaque année plus de 2000 factures de la part de nos partenaires.Afin de faciliter l’archivage et de retrouver facilement nos documents comptables, nous avons décidé de dématérialiser le traitement des factures fournisseurs. Avant la mise en place de ce processus, la saisie des informations était effectuée manuellement par un cabinet comptable externe, auquel nous transmettions les factures papier. Cette tâche ne créant pas de valeur ajoutée pour l’activité de NEOTRAVEL, nous souhaitions optimiser le traitement des factures fournisseurs.

A.S. : Pourquoi avoir choisi ADOC Solutions ?

P.M. : Lorsqu’ADOC Solutions est entré en contact avec moi, j’avais déjà un projet de dématérialisation qui n’avait pas encore été concrétisé.
Après comparaison avec d’autres prestataires, il s’est avéré que l’offre proposée par ADOC Solutions pour le traitement des factures fournisseurs était parfaitement adaptée à la taille de notre structure, quand d’autres, moins flexibles, s’adressaient plutôt aux grandes entreprises. NEOTRAVEL étant une PME, le processus mis en place par ADOC Solutions répond à nos besoins tout en respectant notre budget.

A.S. : Quelle solution a été mise en place ?

P.M. : Depuis début 2015, les factures fournisseurs sont intégralement dématérialisées. Nous les scannons, et une fois par mois, nous envoyons le lot de numérisations sur le serveur d’ADOC Solutions. Nous récupérons les documents traités par le logiciel de lecture automatique ABBYY Flexicapture For Invoices et pouvons alors les transmettre au cabinet comptable.

A.S. : Quel bilan pouvez-vous dresser de l’utilisation de cette solution ?

P.M. : La mise en place du processus de dématérialisation des factures fournisseurs nous a d’abord permis de réduire nos coûts de comptabilité, puisque cette tâche est gérée par un comptable externe et que le temps alloué à celle-ci s’est trouvé considérablement réduit. Le gain se fait également ressentir sur notre organisation et la gestion de l’archivage, les recherches documentaires sont plus aisées désormais.

A propos de Neotravel

NEOTRAVEL est une société de transport routier de voyageurs. Basée à Paris, elle rayonne sur l’ensemble du territoire français. La société dispose d’une plateforme internet de location d’autocars avec chauffeur. Elle s’adresse à tous types de groupes – entreprises, collectivités locales ou associations par exemple – qui réalisent leur demande via la plateforme avant que la société n’achète la prestation auprès de l’un de ses partenaires.

La PME de 7 salariés n’ayant pas de service de comptabilité interne, elle fait appel à un cabinet comptable indépendant.