L’OREAL NOUVEAUX MARCHES (Service Export de L’OREAL) a fait confiance à ADOC Solutions pour la mise en place d’un processus de dématérialisation de ses documents d’export.
Myriam BOUHIA, chargée de clientèle chez L’Oréal Nouveaux Marchés, témoigne de son expérience :
ADOC Solutions : Pourquoi avoir choisi la dématérialisation ? Quel était votre projet ?
Myriam BOUHIA : Nous générons un nombre considérable de documents dans le cadre de notre activité. Entre les différentes factures, les bordereaux d’enlèvement ou encore les packing lists, cela représente chaque mois environ 1300 documents que doivent traiter les trois chargés de clientèle.
Auparavant, chaque document devait être édité, tamponné, scanné puis envoyé au client, ce qui rendait le traitement très chronophage pour les chargés de clientèle. Nous avons donc décidé en 2015 de mettre en place une solution permettant d’accélérer et de simplifier ce travail.
A.S.: Pourquoi avoir choisi ADOC Solutions ?
M.B. : Nous avons contacté plusieurs sociétés spécialisées dans la dématérialisation. ADOC Solutions s’est vraiment démarquée en nous proposant une solution particulièrement simple à installer, quand les autres offres demandaient un processus d’intégration beaucoup plus long et complexe à mettre en place. La solution proposée par ADOC était par ailleurs plus abordable en terme de budget, ce qui nous a confortés dans notre choix.
A.S. : Quelle solution a été mise en place ?
M.B. : Tous les documents sont envoyés sur une adresse e-mail générique scrutée par la solution de lecture automatique des documents ABBYY FLEXICAPTURE. La solution vient extraire les pièces jointes, insère une trame de fond et les regroupe dans différents dossiers en fonction du client concerné. Nous n’avons plus qu’à récupérer les documents préparés automatiquement grâce au logiciel et à les renvoyer au client.
A.S. : Quel bilan pouvez-vous dresser de l’utilisation de cette solution ?
M.B. : La solution a été mise en place en septembre 2015 et a demandé quelques ajustements, mais nous sommes aujourd’hui déjà très satisfaits de cette solution, d’autant plus que l’équipe technique d’ADOC Solutions s’est montrée très disponible et efficace. Le bilan est donc plus que positif !
Nous apprécions particulièrement la facilité d’utilisation de la solution, mais nous constatons surtout un gain de temps considérable, de l’ordre de 3H / jour, soit 1H gagnée par chargé de clientèle au quotidien.
Indirectement, la dématérialisation de nos documents entraîne également des économies : comme nous n’avons plus de retard de livraison, nous ne subissons plus les surcoûts qui y étaient associés.
Nous envisageons de développer encore davantage la solution en passant à une licence distribuée qui permettra à chaque chargé de clientèle d’utiliser le logiciel sur son propre poste. Nous souhaitons aussi étendre son utilisation à d’autres types de documents.
A propos de L’Oréal Nouveaux Marchés
Leader mondial de l’industrie cosmétique, L’OREAL est un groupe français employant 82 900 personnes dans 140 pays.
Son service export, L’OREAL NOUVEAUX MARCHES, distribue tous les produits du groupe vers les pays ne disposant pas de filiale au Maghreb, en Afrique et dans les Dom-Tom.