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Dématérialiser les factures clients

La dématérialisation des factures clients renvoie aux notions de factures électroniques, aux règles d'échanges et de conservation des documents.

Contrairement à la facture fournisseurs, aux formats hétérogènes, les factures clients bénéficient d'une homogénéité des présentations, permettant ainsi de s'affranchir des technologies de Lecture Automatique des Documents. Une analyse du contenu électronique permet de définir les champs des factures qui vont contribuer à leur classement mais également à l'expédition au format électronique des notifications pour les clients.

L'archivage électronique des Factures Clients permet :

La conservation des pièces au format électronique,
L'échange des pièces au format dématérialisé (pour éviter l'impression, la mise sous plis, le routage postal...)

L'échange de factures électroniques est légal depuis 2007. Selon le code général des impôts, il faut cependant respecter 2 critères essentiels : avoir l'accord du client pour recevoir ses factures au format électronique, et justifier de l'intégrité des fichiers pour les échanges dématérialisés.

On estime aujourd'hui le coût moyen de matérialisation d'une facture client à 4,5 € (impression, mise sous plis, affranchissement... temps associés). La réduction des coûts de traitement est associée au volume de facture réalisé.

La solution d'ADOC Solutions vous permet de traiter la dématérialisation des factures clients dans l'intégralité de la chaîne :

Création des fonds de pages,
Création des factures électroniques aux formats .pdf ou .pdf/A,
Signature électronique des factures par un certificat serveur,
Classement électronique, automatique (dossier client), dans un espace sécurisé en ligne,
Notification automatique par email au client avec lien vers la facture,
Traçabilité des accès aux factures clients.

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