La Gestion Numérique de toutes vos factures

Toute entreprise a des factures à payer. Beaucoup d’entre elles gèrent ces factures au format papier et passent du temps à les saisir en comptabilité.

Avec la Business Solution Invoice, nous vous proposons d’oublier le papier et de travailler en dématérialisé. La dématérialisation et le circuit de validation de factures fournisseurs sont intégrés dans ce module. La solution comprend tous les composants nécessaires pour extraire automatiquement les informations.

Le workflow va permettre de contrôler, de valider, d’apposer le bon à payer sur les factures et de mettre à jour votre compatibilité automatiquement.

De plus, tous les documents sont accessibles dans la GED ELO et vous les retrouvez facilement grâce au puissant module de recherche.

Des contrôles automatiques du module sont implémentés en standard et peuvent être activés selon les besoins du projet.

Pour gagner en efficacité, les données relatives à vos applications métier (référentiels fournisseur, commandes, comptes comptables) seront automatiquement synchronisées et remontées vers la plateforme ELO.

La solution permet de gérer en standard :

•     Les factures internationales et multi devises
•     Le rapprochement avec les commandes et les livraisons
•     La gestion des avoirs
•     La séparation automatique des factures multi-pages
•     La gestion des délais de paiement

De plus la Business Solution Invoice intègre un tableau de bord de suivi des factures qui permet de voir en temps réel l’état d’avancement de vos factures dans le workflow.

Le tableau de bord des factures entrantes

Le tableau de bord vous permet de garder un aperçu de toutes vos factures:

•     surveillance de toutes les factures
•     statut actuel et informations détaillées des factures
•     possibilité de filtrage et d’affichage des documents urgents
•     respect des échéances grâce à des systèmes d’alerte

L’affichage de formulaire

Les formulaires sont une aide précieuse dans les processus de validation des factures :

• les données capturées automatiquement peuvent être complétées ou modifiées manuellement,
• un excellent aperçu grâce à différents éléments de formulaire

Le fil d’actualité ELO :

Le fil d’actualité ELO est un outil qui permet l’échange d’informations sur un document, sous forme de commentaires, qui permet notamment :

• une communication simple entre collaborateurs
  un aperçu clair des modifications
  une création d’articles rattaché à un document particulier
  de mentionner des collaborateurs dans un commentaire
  de créer une référence visible vers une entrée

Economiser du temps et de l’argent avec notre Business Solution ELO Invoice

Tous les jours, vous recevez de nombreuses factures.  Qu’il s’agisse de factures électroniques, de factures papier, ou encore de documents au format PDF – le défi que nous relevons est de traiter tous types de facture,  de  manière  efficace  et  à  moindres  coûts.  Cela concerne notamment la capture, la vérification et la validation des factures. Par ailleurs, la comptabilisation  et  la  réalisation  du  paiement  jouent  un  rôle très important.  Pour cela, il est essentiel que les systèmes  ERP  soient  intégrés  dans  ces  processus.

Une  solution  de  traitement  automatique  des  fac-tures entrantes permet d’améliorer ce processus.Avec  Business  Solution  ELO  Invoice,  les  factures  entrantes  sont  traitées  intégralement  avant  que  les  données  soient  transmises  au  système  ERP.  Le  tableau  de  bord  permet  de  surveiller  toutes  les  factures. Différentes interfaces et fonctions de rapport offrent  une  vision  synthétique  et  permettent  une  gestion de factures efficace.

Gestion de factures performante :

• Un traitement des factures entrantes multi-format, rapide et efficace.
• Une validation des factures plus réactive.
• Une visualisation claire du processus de traitement
• Intégration de notions analytiques (objet, centre de coûts…)

Traitement rapide et gestion transparente :

• Une visualisation compacte de toutes les informations pertinentes
• Des processus transparents grâce à la documentation de toutes les étapes du workflow
• Un enregistrement intelligent de la correspondance relative au processus
• Des fonctions de collaboration pour un partage d’information amélioré

Contrôle des factures et suivi des échéances de paiement :

• Une meilleure prise en compte des remises et escomptes
• Une gestion de la trésorerie optimisée grâce à un traitement plus rapide
• Une réduction des coûts et une meilleure qualité de traitement
• Suivi des dépenses et de la trésorerie facilité

Intégration avec les applications métier déjà en place :

• Intégration dans tous les systèmes ERP courants
• Les factures peuvent être traitées avec ou sans référence commande
• Gestion automatique des devises étrangères

Les processus de traitement des factures entrantes sont différents dans chaque entreprise. La solution ELO s’adapte à tous vos processus, que vos factures entrantes soient numérisées par un service central ou par la comptabilité ou encore sous une forme externalisée.

Une fois les factures numérisées déposées dans la boîte de réception, le processus de traitement automatisé est lancé. Les factures seront ensuite automatiquement classées et archivées dans les dossiers ELO, selon les règles de classement et d’emplacement définis dans la configuration et en accord avec vos besoins.

Avec ELO, toutes les factures entrantes peuvent être traitées de façon automatisée. Que ces factures soient au format papier ou sous forme numérique, qu’elles arrivent en tant que pièces jointes ou par courrier : ELO est en mesure de gérer tous types de scénarios de traitement de factures.

Il est fréquent que les processus nécessitent une actualisation régulière des taux de change. La solution ELO est multi devises et s’appuie sur des don-nées actualisées quotidiennement par la BCE. Ainsi, les devises étrangères sont parfaitement gérées par ELO. Les taux de change sont déterminés à l’aide des données actualisées quotidiennement par la BCE.

Avec le module ELODocXtractor, les données sont extraites et classifiées automatiquement. En fonction de vos besoins, il est également possible de procéder à une extraction manuelle.

Lors de l’extraction des informations de la facture, ELO accède aux données de l’ERP. Le rapprochement de ces deux sources permet d’atteindre un taux d’automatisation élevé, voire de compléter la reconnaissance par des informations ne figurant pas systématiquement sur la facture.

Pour chaque facture, le module vérifie si les informations de facture sont complètes et correctes. Ensuite, la facture est envoyée au service ou à la personne chargée de la valider.

Souhaitez-vous déterminer quelle personne a le droit de valider la facture en fonction du montant? Ou souhaitez-vous que deux personnes valident une facture? Toutes ces exigences peuvent être respectées sans difficultés, sur la simple base de paramétrages de la Business Solution.

Toutes les étapes des processus peuvent être visualisées dans le fil d’actualité ELO. De plus, vous pouvez ajouter des informations sur la facture lors des différentes étapes. Ces informations resteront durablement associées à la facture.Si vous souhaitez annuler ou interrompre le traite-ment d’une facture, une option correspondante est disponible à chaque étape. Ces documents peuvent à tout moment être réintégrés dans le processus de traitement. Ces actions font égale-ment l’objet d’une journalisation afin que les utilisateurs puissent avoir accès à cette information, même ultérieurement.

Le règlement de la facture peut être effectué avec Business Solution ELO Invoice, à l’aide d’un processus préconfiguré. Il est possible de définir des fenêtres de traitement pour les différentes étapes. Le respect des délais en matière d’escompte ou de remise est alors optimisé

Toutes les informations extraites sont mises à disposition de votre système ERP après la vérification et la validation d’une facture. ELO permet une intégration dans tous les systèmes ERP courants. A vous de décider, selon les exigences de votre activité, quelles données vous souhaitez transmettre à votre système ERP. Si votre système ERP est en mesure de mettre à disposition certaines données comme la date ou le statut de paiement, celles-ci peuvent également être associées en retour à la facture qui sera conservée et historisée dans votre solution ELO