
La Gestion Numérique de toutes vos factures
Toute entreprise a des factures à payer. Beaucoup d’entre elles gèrent ces factures au format papier et passent du temps à les saisir en comptabilité.
Avec la Business Solution Invoice, nous vous proposons d’oublier le papier et de travailler en dématérialisé. La dématérialisation et le circuit de validation de factures fournisseurs sont intégrés dans ce module. La solution comprend tous les composants nécessaires pour extraire automatiquement les informations.
Le workflow va permettre de contrôler, de valider, d’apposer le bon à payer sur les factures et de mettre à jour votre compatibilité automatiquement.
De plus, tous les documents sont accessibles dans la GED ELO et vous les retrouvez facilement grâce au puissant module de recherche.
Des contrôles automatiques du module sont implémentés en standard et peuvent être activés selon les besoins du projet.
Pour gagner en efficacité, les données relatives à vos applications métier (référentiels fournisseur, commandes, comptes comptables) seront automatiquement synchronisées et remontées vers la plateforme ELO.
La solution permet de gérer en standard :
De plus la Business Solution Invoice intègre un tableau de bord de suivi des factures qui permet de voir en temps réel l’état d’avancement de vos factures dans le workflow.
Le tableau de bord des factures entrantes
Le fil d’actualité ELO :
Le fil d’actualité ELO est un outil qui permet l’échange d’informations sur un document, sous forme de commentaires, qui permet notamment :
Economiser du temps et de l’argent avec notre Business Solution ELO Invoice
Tous les jours, vous recevez de nombreuses factures. Qu’il s’agisse de factures électroniques, de factures papier, ou encore de documents au format PDF – le défi que nous relevons est de traiter tous types de facture, de manière efficace et à moindres coûts. Cela concerne notamment la capture, la vérification et la validation des factures. Par ailleurs, la comptabilisation et la réalisation du paiement jouent un rôle très important. Pour cela, il est essentiel que les systèmes ERP soient intégrés dans ces processus.
Une solution de traitement automatique des fac-tures entrantes permet d’améliorer ce processus.Avec Business Solution ELO Invoice, les factures entrantes sont traitées intégralement avant que les données soient transmises au système ERP. Le tableau de bord permet de surveiller toutes les factures. Différentes interfaces et fonctions de rapport offrent une vision synthétique et permettent une gestion de factures efficace.
Gestion de factures performante :
Traitement rapide et gestion transparente :
Contrôle des factures et suivi des échéances de paiement :
Intégration avec les applications métier déjà en place :
Les processus de traitement des factures entrantes sont différents dans chaque entreprise. La solution ELO s’adapte à tous vos processus, que vos factures entrantes soient numérisées par un service central ou par la comptabilité ou encore sous une forme externalisée.
Une fois les factures numérisées déposées dans la boîte de réception, le processus de traitement automatisé est lancé. Les factures seront ensuite automatiquement classées et archivées dans les dossiers ELO, selon les règles de classement et d’emplacement définis dans la configuration et en accord avec vos besoins.
Avec ELO, toutes les factures entrantes peuvent être traitées de façon automatisée. Que ces factures soient au format papier ou sous forme numérique, qu’elles arrivent en tant que pièces jointes ou par courrier : ELO est en mesure de gérer tous types de scénarios de traitement de factures.
Il est fréquent que les processus nécessitent une actualisation régulière des taux de change. La solution ELO est multi devises et s’appuie sur des don-nées actualisées quotidiennement par la BCE. Ainsi, les devises étrangères sont parfaitement gérées par ELO. Les taux de change sont déterminés à l’aide des données actualisées quotidiennement par la BCE.
Avec le module ELODocXtractor, les données sont extraites et classifiées automatiquement. En fonction de vos besoins, il est également possible de procéder à une extraction manuelle.
Lors de l’extraction des informations de la facture, ELO accède aux données de l’ERP. Le rapprochement de ces deux sources permet d’atteindre un taux d’automatisation élevé, voire de compléter la reconnaissance par des informations ne figurant pas systématiquement sur la facture.
Pour chaque facture, le module vérifie si les informations de facture sont complètes et correctes. Ensuite, la facture est envoyée au service ou à la personne chargée de la valider.
Souhaitez-vous déterminer quelle personne a le droit de valider la facture en fonction du montant? Ou souhaitez-vous que deux personnes valident une facture? Toutes ces exigences peuvent être respectées sans difficultés, sur la simple base de paramétrages de la Business Solution.
Toutes les étapes des processus peuvent être visualisées dans le fil d’actualité ELO. De plus, vous pouvez ajouter des informations sur la facture lors des différentes étapes. Ces informations resteront durablement associées à la facture.Si vous souhaitez annuler ou interrompre le traite-ment d’une facture, une option correspondante est disponible à chaque étape. Ces documents peuvent à tout moment être réintégrés dans le processus de traitement. Ces actions font égale-ment l’objet d’une journalisation afin que les utilisateurs puissent avoir accès à cette information, même ultérieurement.
Le règlement de la facture peut être effectué avec Business Solution ELO Invoice, à l’aide d’un processus préconfiguré. Il est possible de définir des fenêtres de traitement pour les différentes étapes. Le respect des délais en matière d’escompte ou de remise est alors optimisé
Toutes les informations extraites sont mises à disposition de votre système ERP après la vérification et la validation d’une facture. ELO permet une intégration dans tous les systèmes ERP courants. A vous de décider, selon les exigences de votre activité, quelles données vous souhaitez transmettre à votre système ERP. Si votre système ERP est en mesure de mettre à disposition certaines données comme la date ou le statut de paiement, celles-ci peuvent également être associées en retour à la facture qui sera conservée et historisée dans votre solution ELO