Gestion du courrier entrant

Chaque jour, vous recevez une multitude de lettres et d'e-mails : des factures, des commandes, des formulaires, etc. Tout ce courrier doit être lu, capturé et réparti dans les différents services de votre entreprise. Pour gérer ces tâches, il vous faut une solution performante de gestion du courrier entrant et sortant. Le traitement numérique du courrier vous permet d’acheminer les documents de manière fiable, rapide et adaptée.

En effet, le moteur de gestion de processus ELO garantit une validation et un contrôle flexible et sûr grâce aux informations associées au courrier.

De plus, vous bénéficiez de formulaires de saisie simplifiés et personnalisés selon votre charte graphique. Le traitement devient plus rapide et s’intègre parfaitement dans votre quotidien. 

En chargeant une bibliothèque de modèles, vous pouvez accélérer et mieux préparer les réponses pour vos collaborateurs. Le versioning dans ELO vous garantit un suivi de ces réponses, de la conception jusqu’à l’envoi. Enfin, ne passez plus à côté d’un courrier reçu à traiter grâce à ELO Notify qui vous alerte par mail lorsque vous avez des tâches en attente sur ELO. 

Il est essentiel que le courrier entrant et sortant, qui constitue une part importante de l’information que l’entreprise doit traiter, intègre de manière transparente les mécanismes de workflow. Quels que soient leur nature et leur format (pdf ou autre), les documents vont devoir suivre un cheminement précis, depuis leur numérisation jusqu’à leur archivage en passant par différentes phases de prise de connaissance ou d’approbation des collaborateurs.

À la réception du courrier, l’opérateur numérise tous les documents et ELO absorbe automatiquement ce flux pour le placer en attente de traitement dans la GED. Cette première étape permet d’opérer la fusion des documents se rapportant au même objet et de qualifier chaque document pour leur répartition automatique par service via le workflow.

Suite à ce classement, le workflow prend le relai et diffuse chaque document auprès des destinataires concernés. 

De là, une réponse pourra être créée et associée au courrier entrant grâce à une bibliothèque de modèle personnalisée à votre entreprise. 

Les documents peuvent ainsi suivre leur cycle de vie grâce au processus qui permet à la fois traçabilité et flexibilité de traitement. 

Le système de gestion du courrier entrant est associé à des fonctionnalités puissantes, comme la recherche de documents à travers un masque de courrier entrant. Cet écran de saisie vous permet de spécifier votre recherche avec de nombreux filtres croisés. Votre solution de gestion du courrier entrant et sortant ELO ECM Suite intègre une fonctionnalité de tableau de bord à travers laquelle les données sont synthétisées. Cette interface de gestion du courrier réalise une analyse quantitative et qualitative des documents traités par statut, par mot clé, par service. L’information est affichée sous forme graphique, tabulaire et également par nuage de mots clés (demande de congés, factures…). Cela vous permet d’accéder à la liste des documents de l’entreprise et de les consulter directement dans la GED.       

Il est également possible d’étendre la gestion des courriers (physiques) à la gestion des courriels/ emails. Grâce à ELOXC ou même manuellement, on peut récupérer des emails dans ELO pour qu’ils puissent suivre un processus de traitement jusqu’à la réponse envoyée.