La Digitalisation des échanges ou le parcours digital c’est l’art de rompre avec la matérialisation des documents. Rares sont les organisations qui ne disposent pas de procédures pour lesquels les signatures sont nécessaires. Grâce aux processus légaux de signature électronique, il est désormais possible de s’affranchir de l’impression des documents pour en valider son contenu : la digitalisation des contrats.

Nos solutions de digitalisation répondent aux normes de la Fédération Des Tiers de Confiance du Numérique (FNTC) pour délivrer une signature digitale à valeur probatoire. Les applications sont très variés : Banques (Contrats), Assurance (Contrats), Immobilier (Compromis, Etats des lieux…), Industries (Rapports d’entretiens…), Ressources Humaines (Contrats de travail, Avenants…)…

Les utilisations possibles

• Réalisez la signature de vos contrats de travail, avenants, évaluation annuelles de manière totalement dématérialisée,
• Contractualisez avec vos clients en les faisant signer électroniquement les offres commerciales, les conditions générales… a distance,
• Faites signer vos rapports d’intervention, bons de livraison… en face à face sur un support électronique (tablette…),
• Lors de vos échanges commerciaux en face à face, bénéficiez une solution en mode déconnecté pour personnalisez les options des contrats et engagez par signature électronique vos clients,

Bénéfices du Digital

• Accélérez les processus de contractualisation. Plus besoin d’attendre de recevoir des documents papier signés,
• Communiquez plus facilement, en ayant une parfaite traçabilité des échanges et des étapes de signature,
• Créez une expérience client personnalisée avec le parcours digital,
• Améliorez les procédures « qualité et conformité » en généralisant la signature électronique sur l’ensemble des pièces,
• Favorisez l’efficience en éliminant les actions sans valeur ajoutée,
• Réduisez la consommation de papier et favorisez l’éco-responsabilité,

Une fois les actions de signatures réalisées, les documents peuvent intégrer les solutions de Gestion Documentaire.

La signature électronique possède la même valeur légale que la signature manuscrite. Ce procédé permet à un signataire de donner la preuve de son consentement sur le contenu d’un document et prouve :

• L’intégrité du document signé, vous avez la certitude que le contenu ne sera pas modifié à votre insu ;
• L’identification du signataire, ou la certitude qu’il est bien la personne qu’il prétend être.

Vous pouvez signer tous vos documents PDF, ainsi vous accélérez et simplifiez vos démarches et procédures.

Quels sont les documents concernés ?

En ligne, à distance ou en face-à-face, la signature électronique est essentielle au processus de contractualisation. Elle est aujourd’hui incontournable et s’applique à tous les documents que vous pouvez signer à la main :

Sécurité renforcée, suivi en temps réel du statut des documents, réduction des délais, efficacité commerciale accrue, amélioration de la relation client, économies de temps et de frais d’impression, d’archivage… Les avantages liés à la signature électronique sont nombreux. Les entreprises sont donc gagnantes sur tous les plans.

Cette dernière peut être utilisée de bien des manières :

En ligne

En intégrant la signature électronique à votre site web, vous dématérialisez vos parcours de vente, d’abonnement ou de souscription en ligne :

• Vous proposez à vos clients une expérience entièrement digitalisée. Une simple connexion à Internet, un smartphone ou un PC suffisent pour signer vos documents.
• Vous bénéficiez de parcours de signatures cross-canal avec la possibilité de changer de canal en cours de processus.
• Vous améliorez vos taux de transformation, tout en sécurisant le recueil du consentement de vos clients et de vos prospects.

À distance

La signature électronique simplifie les processus dans les cas de signataires multiples qui ne sont pas tous présents au même endroit au même moment :

• Chaque signataire reçoit, par e-mail, une invitation pour accéder au document, le consulter et le signer.
• Vous êtes télévendeur ? Au cours d’un entretien téléphonique, vous pouvez instantanément formaliser des opérations sans avoir à recueillir de signatures à posteriori.
• Vous économisez du temps et n’avez plus besoin de réunir chacun des signataires lorsque ces derniers sont éloignés géographiquement.

En face-à-face

Particulièrement adaptée aux équipes mobiles et au point de vente physique, vous pouvez faire signer vos documents en face-à-face avec un PC, une tablette ou un smartphone :

• Vous offrez une expérience optimale omnicanale tout en conservant les codes de la signature manuscrite.
• Plus fluide, plus dynamique et plus agréable, vous concluez des opérations directement lors d’un RDV, sans avoir à recueillir de signatures à posteriori.
• Vous améliorez votre image de marque et la qualité de vos procédures administratives.

Nombre d’utilisateurs illimité

Choix du niveau de signature

SMS d’authentification inclus

Pas de frais de mise en service

Service d’assistance inclus

Service d’accompagnement à la carte

Horodatage qualifié inclus dans chaque signature

Conservation à valeur probante des documents

Attestation de signature et fichier de preuve

Gestion des documents à lire et optionnels

• Gestion des transactions multi-document
• Choix du niveau de signature
• Personnalisation du contenu des emails et des SMS
• Notification en temps réel
• Tableaux de bord & reporting
• Page de signature multilingue : français, anglais, allemand, espagnol, italien, néerlandais, portugais, polonais, bulgare et roumain

En tant que membre de l’Adobe Approved Trust List – AATL, Universign est reconnu par Adobe® Acrobat® ou Reader®.

Enfin, la plateforme repose sur une infrastructure informatique performante et hautement sécurisée. Hébergée en France, elle vous offre une garantie de continuité de services avec un taux de disponibilité +99,9% par an.