Il est primordial pour une entreprise de gérer de façon optimale la masse de documents qu’elle reçoit, traite et stocke dans le cadre de son activité. D’un simple enjeu de mémoire, les documents d’entreprise sont garants de l’efficacité, des savoirs internes et deviennent de véritables outils d’aide à la prise de décision. On parle alors de capitalisation des connaissances, ce concept consiste à identifier, formaliser et conserver la mémoire des activités. Afin de ne plus avoir à gérer des kilomètres d’archives papiers, les documents sont conservés de plus en plus de manière électronique (dématérialisée). En termes d’activité, la vie des documents est rythmée par trois périodes :
- une période active durant laquelle le flux des informations circulant dans l’entreprise peut être géré par une GEIDE,
- une période d’activité réduite durant laquelle les informations sont archivées et conservées dans le cadre de leur utilité administrative, on parle alors d’archivage électronique,
- une période d’archivage définitif où l’on ne conserve que les informations à valeur probante ou faisant partie du patrimoine de l’entreprise. Le Records Management intervient à cette période.